התאמת מתווה חדש למשרד קיים

“היום אני יושב במרכז שליטה ובקרה”, כך הסביר לי א.ס. לקוח מהכרמל בחיפה.

“אני יושב על הכיסא שלי ליד השולחן, ואני מנהל מכאן את הכל. כל התיקים בהישג יד. הכל הרבה יותר נח. הבדל עצום וחיים יותר טובים.”

זה המילים שלו, לא שלי. אני רק יסביר לכם שמדובר בעסק קטן ופרטי שמנוהל על ידי אדם אחד, פנסיונר (בגיל…), איש עסקים בעל הרבה מאוד ניסיון בתחום הנדל”ן. אחרי שנים של עבודה במשרד ללא מזכירה, א.ס. החליט שהוא הולך לאיבוד בתוך אוסף של ניירת וקלסרים שעולים על גדותיהם של מדפים וארונות, דבר שכבר לא אפשר לו התנהלות פשוטה ויעילה, אלא הרבה מאוד התמודדות ובזבוז זמן על חיפוש נייר מסוים וחוסר רצון או יכולת להמשיך ולתייק, ושנתיים ניירות הצטברו ואיש לא תייקם כלל….

כשאני הגעתי בפעם הראשונה למשרד, ראיתי מקום שהיה פעם משרד ועכשיו הוא אסופה של ניירות ארכיון פרטיים ועסקיים. יש לציין שהעסק המשיך להתנהל טוב וכל נושא הנהלת החשבונות המשיך לתפקד בצורה מאוד טובה ותקנית, דרך משרד רואי החשבון, אבל כאן במשרד הדרך נעשתה מסורבלת ולא נוחה לתפעול.

אני רוצה לשתף אתכם בתהליך העבודה, כדי שתראו שזה אפשרי ולא במטה קסם, אלא תוך תכנון, חשיבה והתאמה לצרכים.

ראשית ערכנו סקר בין כל התיקים, בדקנו כמות מסמכים בכל תחום ויצרנו את “התנך” שעל פיו אנו הולכים לארגן מחדש את הניירת במשרד. רשימה של נושאים ראשיים ותת נושאים. יצרנו תיקים חדשים על פי רשימה זו וכך בנינו בהמשך את שיטת התיוק.

פתחנו שני שולחנות גדולים והתחלנו להוציא ערמות של ניירת שלא עברה מיון כבר שנים.

הרבה נזרק, הרבה נשמר, אבל הפעם על-פי סדר והגיון.

נייר-נייר, נושא-נושא ולאט לאט המשרד מתחיל לקבל את מבנהו החדש.

את כל ניירות הארכיון הכנסנו לקרטוני גניזה ייעודיים של ‘חוליות’ ועליהם נרשם התוכן בכתב ברור וגדול, מותאם לצרכיו של א.ס. ולנוחותו.

כל הניירת השוטפת תויקה על פי קטגוריות ותת קטגוריות פנימיות וכל הארכיון, אם אישי ומשפחתי ואם עסקי, אוחד לאזור נפרד מהניירת השוטפת.

א.ס. הבין שהמשרד זה לא מקום לשמור כל דבר שאין לו מקום בבית, שיש מקום לכל נייר חדש ומקום לניירות לחכות עד לתיוק.

והעיקר הוא מרוצה עד הגג!!!

עכשיו נח לו וקל לו להמשיך ולתחזק את המשרד, להתנהל בקלות ובנוחות ולצבור ניירת באופן מסודר לפעם בחודש שאיריס תגיע לריטיינר, לתייק הכל ולקדם עוד כמה חדרים שדורשים סדר וארגון… ברור לו שזה יעלה לו הרבה פחות מאשר להחזיק מזכירה, אפילו בחצי משרה, ושהוא יקבל ערך מאוד מאוד גבוה!

ולסיום, למחרת הבוקר שולח לי א.ס. הודעה בזו הלשון:

“תודה על יום האתמול. קמתי הבוקר עם שיר חדש בלב. מקווה כי אצליח לשמור את המתווה החדש בעזרתכן”.

 

תודה לך א.ס. היקר, שנתת את האמון ועזרת לנו לעזור לך. היה לעונג!

תתחדש!!!

 

לפניי-

 

אחריי-

 

אם גם לכם יש משרד –

אתם מוזמנים לפנות אלינו עוד היום וביחד נקים את המתווה החדש שיותאם במדויק לצרכים ולתקציב שלכם!!!